A gestão de processos nas empresas reside principalmente no fato de que essa é uma prática que influencia o nível de competitividade do negócio no mercado.
Uma empresa capaz de organizar seus processos consegue identificar oportunidades de melhoria mais facilmente e torná-los mais eficientes.
Por esse motivo o empreendedor Felipe Cassola, empresário do ramo de construção civil há mais de 10 anos e criador da página Além do CNPJ, aponta que é preciso considerar a importância de estabelecer esses processos para o sucesso de uma empresa, independente de seu tamanho ou estrutura. “Em primeiro lugar, tudo o que é feito dentro da sua empresa, independentemente do tamanho, tem um único objetivo, movimentar a operação de forma coordenada. Tudo que acontece na empresa precisa ser realizado com esse intuito. Então, se os processos estiverem “tortos” ou ineficientes, será mais complicado de se chegar ao objetivo.”
Segundo o empresário, com os processos na empresa rodando de forma desordenada, as práticas de trabalho acabam por não ser uniformes, não seguem um padrão. “E o que acontece? Sua empresa fica refém de processos pessoais e pior, refém do próprio dono. O conhecimento fica restrito na cabeça das pessoas, se elas saem, levam consigo toda a inteligência conquistada da empresa. Ou seja, isso é um grande problema! Sua empresa deve rodar independentemente de você e dos colaboradores. Por isso, a importância de se ter processos.”
Felipe Cassola aponta quais são os principais processos em uma empresa. Confira:
Controle
Com uma boa gestão de processos é possível controlar cada etapa do trabalho de forma mais efetiva. Ou seja, identificando falhas e desenvolvendo estratégias para momentos críticos. Quem não controla não administra.
Produtividade
Com tudo sistematizado, as áreas e seus colaboradores serão mais produtivos. Visto que todo mundo já sabe como, onde, quando e de que forma fazer. Acima de tudo, os processos bem claros também são importantes na diminuição de erros e falhas no trabalho.
Previsibilidade
Os processos na empresa dão ainda mais previsibilidade ao seu negócio. Todo o trabalho, independentemente da área, é feito dentro de parâmetros pré-definidos pela empresa. Desta forma, mantendo um padrão de produção, o que reflete diretamente na qualidade de um produto ou serviço.
Conhecimento
Conhecimento é tudo! Além disso, os processos na empresa compartilham os conhecimentos. Com tudo organizado e os processos definidos, é preciso explicar e ensinar os colaboradores. Com isso, o conhecimento é compartilhado e disseminado, criando um padrão, como falamos acima, sem que apenas alguns colaboradores detenham a “fórmula mágica” do seu negócio. O conhecimento precisa estar em papel (POP), e não apenas na cabeça das pessoas.
Avaliação continuada
Mesmo com todos os processos rodando na empresa, é sempre importante avaliar e reavaliar tudo que vem sendo feito. Tenha em mente que há sempre uma forma mais simples e mais fácil de fazer as coisas. Basta enxergá-la e estar sempre aberta a mudanças.
Como um PDCA, o ciclo de processos segue o mesmo conceito, sendo 1) mapeamento, que nada mais é do entender o andamento atual da empresa e, com tais informações, criar uma espécie de mapa de como hoje as coisas funcionam, 2) planejamento, que é, conforme esteja munido de informação, hora de entender os elos e suas falhas, analisando ponto a ponto com criticidade para identificar oportunidades de ajustes de melhoria; 3) Implementação que, com o planejamento efetuado e escrito, chega-se o o momento de ir para ação, trazendo o planejamento para a prática e por fim a 4) Checagem que trata-se da avaliação continuada, isto é, tornar esse processo cíclico, sempre buscando ajustes e melhorias.
“Uma empresa sempre precisará de ajustes nos processos, afinal, um CNPJ é orgânico. Os processos devem fluir junto com a empresa, acompanhando suas demandas do cenário atual”, conclui Felipe Cassola.